Hai phẩm chất của một trưởng nhóm dự án Agile thành công

Tác giả: Phạm Thái Thanh Ngọc – Trưởng nhóm Tiếp Thị & Chuyển Đổi Số, Mekong Capital

31/01/2023

———

Tôi từng chứng kiến và đồng hành trong nhiều hành trình chuyển đổi số cùng các công ty khác nhau trong danh mục đầu tư của Mekong Capital. Đây là câu chuyện về quãng thời gian tôi huấn luyện cho một Product Owner [1], Lê Phẩm – người được giao nhiệm vụ dẫn dắt một dự án quan trọng của Marou. Trải nghiệm này là giúp tôi nhìn thấy giá trị của sự cam kết từ người Product Owner: Đầu tiên là quyết tâm chuyển hóa bản thân; hai là dẫn dắt mọi người đi tới sự thành công dự án Agile.

Đây là cách Phẩm miêu tả về Agile, “Agile là mô hình quản lý dự án hiệu quả nhất mà tôi từng trải nghiệm. Cách vận hành Agile giống như một con tàu chạy bằng hơi nước với tất cả mọi người trên chuyến tàu đó phải vận hành con tàu cùng nhau. Nếu Product Owner là người lái, đưa con tàu về đến vạch đích thì những thành viên khác cũng quan trọng không kém. Người kiếm củi đảm bảo tàu tạo ra đủ hơi nước để chạy hay số khác trông coi hàng hóa trên tàu. Mỗi người đều có một nhiệm vụ quan trọng trên con tàu đó. Và mỗi lần con tàu dừng ở một trạm nghỉ (hết từng Sprint), cả nhóm cùng dừng lại, kiểm tra xem con tàu có bị hỏng hóc gì không, sửa nó và tìm ra cách giúp con tàu chạy nhanh hơn về phía vạch đích. Trên hành trình ấy chắc chắn sẽ có những người lên tàu và xuống tàu. Người trên tàu khi không còn nhiệm vụ hoặc không còn phù hợp, có thể rời tàu và nhóm cũng sẽ chào đón những thành viên mới.”

Chắc chắn rồi! Giờ đây anh ấy có thể nói với sự tự tin và sở hữu sau khi đã hoàn thành dự án, khác hẳn hoàn toàn với Phẩm mà tôi gặp sau 2 tuần khi dự án Agile bắt đầu. Thực tế thì khoảng 90% các dự án Agile thất bại – thường trong khoảng thời gian 2-4 tuần đầu (khoảng Sprint 2). Và Marou đã từng thử nghiệm phương thức quản lý dự án Agile trước đó nhưng không thành công. Sự thành bại của dự án Agile này hoàn toàn phụ thuộc vào Phẩm.

Lê Phẩm – Trưởng nhóm Kế hoạch Đổi mới, Marou

———

Giữa quý 2/2022, Phẩm – một Điều phối viên Dự án Cacao trẻ tuổi được CEO chỉ định phụ trách dự án “Truy xuất nguồn gốc cacao Marou” với mục tiêu tạo ra ứng dụng điện thoại cho cộng đồng nông dân trồng cacao và Marou sẽ sử dụng mã QR để truy xuất nguồn gốc của những hạt cacao và cây cacao, từ lúc nuôi trồng cho tới quá trình lên men.

Dự án này đã bị chậm tiến độ trong một thời gian và khi bắt đầu đảm nhiệm dự án, Phẩm lựa chọn cách chạy dự án kiểu truyền thống và cũng khá chật vật với chức danh Điều phối viên trong 2 tuần sau đó. Bạn không dám nhận là trưởng dự án để đàm phán yêu cầu nhà cung cấp giải pháp công nghệ đưa ra cam kết về thời gian bàn giao và nội dung nghiệm thu.

Trong khi chứng kiến cách nhà cung cấp giải pháp từ Ấn Độ tiếp tục kéo dài thời gian phản hồi, Phẩm trầm tư: “Cứ như thế này thì dự án này sẽ chẳng đi đến đâu cả. Phải xác định lại vai trò của mình thì mới có thể đối thoại với nhà cung cấp này được.” Trong lần gặp tiếp theo, bạn tái xác định vai trò của mình là người đại diện của Marou để làm việc với bên cung cấp trong một dự án đôi bên cùng có lợi, mang lại danh tiếng cho cả hai. Với bối cảnh và góc nhìn mới mẻ, Phẩm rũ bỏ mặc cảm yếu thế để tự tin đối thoại với nhà cung cấp Ấn Độ, yêu cầu một bản tiến độ công việc rõ ràng và thống nhất những điều khoản mới trước khi chính thức tái khởi động dự án.

———

Tới quý 3/2022, với cam kết cao và sự hỗ trợ từ CEO, tôi tới Marou để huấn luyện cho đội ngũ của họ về phương pháp chạy dự án Agile để bắt đầu quá trình chuyển đổi số của công ty. Đấy là khi tôi được giới thiệu về Phẩm và dự án “Truy xuất nguồn gốc cacao Marou”.

Tôi nhanh chóng sắp xếp một buổi đào tạo kéo dài 2 tiếng đồng hồ với Product Owner Phẩm và một Scrum Master [2] về những khái niệm cơ bản của Agile. Mặc cho tôi vô cùng hào hứng chia sẻ về lợi ích của Agile giúp đẩy nhanh tiến độ thành công của dự án, tôi vẫn nhìn thấy sự lo lắng trong ánh mắt của Phẩm. Không những đây là dự án đầu tiên trong giai đoạn chuyển đổi số của công ty, mà dự án này còn được tài trợ bởi một tổ chức tài chính phát triển cộng đồng. Là người chịu trách nhiệm chính, Phẩm nhận về gấp đôi áp lực cho sự thành công hay thất bại của dự án tiến hành theo phương pháp mới (Agile) tại Marou.

Nhóm Agile của Marou ăn mừng những thành công của Sprint 1 (Ngọc ngoài cùng bên phải)

Ngày 8 tháng 8, Phẩm bắt đầu phân đoạn Sprint đầu tiên với nhóm Agile gồm 5 người từ những phòng ban khác nhau. Hai tuần tiếp theo trôi qua khá ổn khi nhóm đạt được hầu hết những mục tiêu của Sprint 1. Mọi người nóng lòng được chuyển tới Sprint 2 với nhiều mục tiêu đòi hỏi kỹ thuật chuyên môn hơn và khó khăn bắt đầu từ đây.

———

Một số thành viên tới họp muộn hoặc vắng mặt trong các buổi họp đầu giờ hàng ngày Daily Scrum. Hay kể cả khi tham dự, họ cũng rất hời hợt. Đỉnh điểm là trong cuộc họp rút kinh nghiệm Sprint Review/Retro: Mặc dù mọi người chỉ đạt được 60% cột mốc đề ra, nhưng có rất ít những chia sẻ về trải nghiệm hay đề xuất để nhóm có thể làm việc tốt hơn và tạo ra những kết quả nhanh hơn. Phẩm cảm thấy có một điều gì đó rất sai bởi đáng nhẽ các cuộc họp Review/Retro quan trọng như vậy nhưng mọi người có vẻ chỉ họp qua loa cho xong.

Agile Scrum Framework (Nguồn ảnh: Scrum.org)

Chứng kiến dự án lần này đang gặp phải tình trạng cảnh báo, tôi gặp riêng Phẩm trong buổi huấn luyện dành riêng cho Product Owner ngay sau đó. Buổi huấn luyện này đã được tôi cẩn thận định sẵn trong chuỗi đào tạo Agile.

Tôi giành phần lớn thời gian lắng nghe Phẩm: Anh ấy nhận ra mọi người không còn toàn tâm toàn ý cho dự án. Cả nhóm đang đi xa rời mục tiêu lớn của dự án. Nhìn lại, anh nhận ra cách mọi người luôn giữ im lặng là khi họ không đồng ý với giao nhiệm vụ mới được giao thay vì đồng ý. Như một hệ quả tất yếu, điều này ảnh hưởng tới sự đồng thuận chung của cả nhóm.

Nhìn thấy sự thất vọng của Phẩm khi nhóm mất đi sự chia sẻ và liên kết, tôi nhẹ nhàng kết luận: “Điều chị sắp nói đây có thể sẽ khiến bạn thất vọng, nhưng chị nghe thấy có một điểu gì đó thiếu sót ở đây, một điều quan trọng chưa được thực hiện…”

Tôi tiếp tục:

“Bạn đã bao giờ hỏi nhóm của mình rằng liệu họ có chung một mục tiêu dự án như bạn?”

“Bạn nghĩ mọi người có đủ thông tin về bức tranh toàn cảnh của dự án không?”

“Bạn có biết cách mỗi thành viên trong nhóm liên hệ mục tiêu cá nhân với mục tiêu của dự án hay xa hơn là mục tiêu của công ty trong năm nay như thế nào không?”

Phẩm im lăng. Tôi cảm tưởng như mình vừa đổ một gáo nước lạnh lên Phẩm: Khi bạn có câu trả lời cho những câu hỏi trên, chị nghĩ bạn sẽ biết vì sao họ thường im lặng và thiếu sự cam kết.

Phẩm trả lời, “Em biết phải làm gì tiếp theo rồi.”

———

Ngay lập tức, Phẩm tổ chức một cuộc họp tái định hướng cho cả nhóm. Phẩm thực sự nhận toàn bộ trách nhiệm cũng như chia sẻ một cách chân thật về những khó khăn của bản thân: Bạn chưa từng dẫn dắt một dự án nào với quy mô tương tự và thừa nhận mình không thực sự sở hữu và làm chủ khi bắt đầu dự án. Nhưng khi Phẩm quyết định thay đổi góc nhìn của bản thân và lựa chọn trở thành người lãnh đạo dẫn dắt dự án, Phẩm đã cố gắng làm việc, học hỏi và tích cóp kinh nghiệm để có thể làm tốt công việc của mình.

Với tất cả sự chân thành, Phẩm mong muốn các thành viên trong nhóm có thể cởi mở chia sẻ những mục tiêu cá nhân khi làm việc tại Marou cũng như giá trị họ muốn đem lại cho công ty. Khi không gian lắng nghe và tái kết nối được mở ra, Phẩm mời từng người xem lại các Định nghĩa Hoàn thành của dự án (Definition of Done) mà nhóm từng thống nhất trước đây: Dự án khi hoàn thành sẽ trông như thế nào; và với tư cách là một người đóng góp cho viễn cảnh thành công của dự án vào tháng 12, điều đó có ý nghĩa gì với các thành viên và chúng liên hệ ra sao với mục tiêu cá nhân của mỗi người.

Từng người một chia sẻ. Những ý kiến được lắng nghe và những cảm xúc được ghi nhận. Trên hết, bức tranh toàn cảnh của dự án được vẽ lại và mỗi thành viên trong nhóm là một nghệ sỹ đóng góp cho bức tranh ấy.

Đó là khoảnh khắc mà khả năng lãnh đạo của Phẩm thực sự được chuyển hóa. Tôi rất tự hào khi chứng kiến Phẩm buông bỏ sự thất vọng của một người lãnh đạo đơn độc để mở lòng và kết nối lại với các thành viên, lắng nghe cũng như sốc lại tinh thần đoàn kết trong nhóm để tất cả đồng thuận tiếp tục hoàn thành dự án. Và khi cả nhóm cùng đồng lòng, họ nhanh chóng đạt được sự đột phá ở Sprint 3: 100% hoàn thành các Definition of Done thứ 3 của dự án.

Các thành viên của dự án Agile “Truy xuất nguồn gốc cacao Marou” (Phẩm ngoài cùng bên trái)

———

Ngày 9 tháng 12, Phẩm cùng cả nhóm thông báo dự án đã hoàn thành với 107%, sớm hơn 3 tuần so với thời hạn cam kết. Phẩm và cả nhóm đã đạt được điều không tưởng: Hoàn thành một dự án kéo dài từ tháng 11/2021 chỉ trong 3 tháng.

Tôi vô cùng ngạc nhiên và hạnh phúc bởi những gì Phẩm đã làm được trong dự án. Bạn thể hiện mình là một nhà lãnh đạo với kỹ năng kết nối và tổ chức nhóm một cách đầy thuyết phục ở buổi tái định hướng. Kỹ năng điều hành dự án theo phương pháp Agile tại Marou tiến bộ từng ngày và mang lại những kết quả đột phá cho quá trình chuyển đổi số tại công ty, cụ thể là thành công của dự án Truy xuất nguồn gốc cacao Marou và  dự án Mở cửa hàng mới.

Khi chia sẻ câu chuyện này với các bạn, tôi rất vui khi biết Phẩm đã được thăng chức lên vị trí Quản lý nhờ vào những đóng góp của bạn cho công ty. Bạn đã bước ra khỏi vị trí Điều phối viên và thay đổi bản thân trở thành người có tư duy làm chủ cao và khả năng lãnh đạo – hai phẩm chất tạo nên sự thành công của một Product Owner – người cầm lái trên chuyến tàu chạy bằng hơi nước Agile.

[1] Product Owner, [2] Scrum Master: là các cá nhân có vai trò tham gia dự án Agile.

Vui lòng nhấn vào nút dưới đây để đăng ký nhận bản tin quý của Mekong Capital.

Mekong Capital đầu tư vào các ngành theo xu hướng tiêu dùng và đóng góp giá trị gia tăng cho doanh nghiệp theo mô hình Đầu tư Lấy Tầm nhìn làm Định hướng. Các công ty nhận đầu tư thường nằm trong số các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất trong ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam.

Đầu năm 2022, người sáng lập Mekong Capital, Chris Freund, đã xuất bản cuốn “Chuyện Lẩu Cua”, một câu chuyện về một đàn cua bị bắt bỏ vào nồi nước sôi. Thoạt nhìn, “Chuyện Lẩu Cua” trông như một quyển truyện tranh thiếu nhi với trang bìa đầy màu sắc và nét vẽ giàu tính biểu cảm theo phong cách hoạt hình. Nhưng càng về sau, độc giả dễ dàng nhận thấy rằng câu chuyện hàm chứa một thông điệp quan trọng cho các doanh nghiệp về chuyển hóa, năng lực lãnh đạo và việc tập trung vào một tầm nhìn rõ ràng.

Sách đang có bán tại Tiki (bìa cứng): bit.ly/38baF8a

Theo dõi chúng tôi trên LinkedIn: